A auditoria de fretes é uma das principais tarefas presentes na operação logística das empresas e uma das funcionalidades mais importantes da plataforma TruggHub. Trata-se de um processo complexo, pois pode envolver a análise de um volume grande de documentos e tabelas de frete que normalmente são difíceis de entender.
Esses fatores provocam um efeito direto na eficiência operacional do embarcador, haja vista que para esse processo funcionar corretamente, exige-se um grande esforço e investimento em equipe e tecnologia. Não existe margem para erros.
Existem empresas que não levam esse procedimento a sério, fazendo o trabalho de forma parcial e deixando margem para erros, que podem representar uma verdadeira torneira aberta de recursos financeiros.
Levando em consideração todos esses aspectos, torna-se imprescindível ficar atento a todos os possíveis erros na emissão de documentos de transporte e cobrança das transportadoras contratadas. Por esse motivo, listamos as principais origens de divergências de frete. Veja!
1. Tabela de frete ajustada automaticamente
A maioria das negociações de transporte são reajustadas anualmente, em virtude do aumento dos custos operacionais da transportadora. Normalmente é utilizado um indexador de preços, que cobre a elevação das despesas com pneus, combustíveis, armazenagem e etc.
Assinar um contrato com reajuste automático é uma prática que deve ser evitada pelo embarcador, pois, em alguns casos, a nova tabela pode não ser entregue a ele até o término da vigência da tabela atual e esse é um dos motivos que geram inconsistências nas cobranças de frete.
2. Esquecer de utilizar o valor acordado
Essa é uma falha cometida pela transportadora que na hora de gerar o Ct-e acaba esquecendo de considerar o valor negociado na tabela.
3. Desconsiderar a tabela negociada
O cálculo do frete desconsiderando a tabela de fretes acontece, basicamente, pelos motivos abaixo:
1. A transportadora está sem a tabela negociada em seu sistema e acaba errando na hora de fazer o cálculo;
2. Existe mais de uma tabela negociada entre o embarcador e a transportadora;
3. Cada unidade da empresa possui uma tabela de fretes negociada.
Aqui não importa o motivo que levou a transportadora a errar na cobrança. O embarcador precisa ficar atento a todas as nuances que compõem o valor final do frete, como por exemplo, a escolha de tabelas de acordo com a filial ou pelo tipo de prestação de serviço. A verdade é que, quanto mais complexa a negociação, maior a probabilidade de acontecerem falhas na cobrança.
4. Cobrar duas vezes pelo mesmo serviço
No caso da cobrança em duplicidade, o problema é o controle por parte da transportadora, que acaba se perdendo e na dúvida prefere cobrar duas vezes pelo serviço, isso é muito comum e muitas vezes passa desapercebido pelo embarcador.
5. O serviço não foi realizado
O embarcador não possui ferramentas para auxilia-lo no controle de pagamentos e o financeiro, preocupado em não prejudicar o relacionamento com a transportadora, ou mesmo uma eventual negativação, faz o pagamento de uma fatura que não é sua.
6. Cubagem errada
As medidas da carga são um fator determinante na hora de compor o valor do frete, poucas são as transportadoras capacitadas para realizar o dimensionamento, cubagem e pesagem de forma automática. A realização desse processo de forma manual, abre caminho para muitas falhar e prejuízos.
7. Notas fiscais desagrupadas
Agrupar as notas fiscais é um processo relativamente fácil e traz economia para o embarcador. Basicamente é, sempre que possível, unir as notas geradas no mesmo dia e para o mesmo destinatário para que o transportador emita um único ct-e, evitando assim o pagamento do frete mínimo para mais de um documento de transporte.
A reponsabilidade pelo agrupamento das notas fiscais deve estar no contrato ou mesmo na tabela de fretes, pois, dependendo da negociação, essa tarefa pode ser executada pelo embarcador ou pela transportadora.
Como vimos nesse artigo, a auditoria de fretes é fundamental, pois sem ela, a empresa pode deixar uma grande janela aberta para fuga de recursos financeiros. Realizar esse processo manualmente exige pessoas dedicadas e demanda um tempo que poderia estar sendo aproveitado para outras atividades.
A plataforma TruggHub resolve isso de uma forma muito simples: O faturamento passa a ser efetuado pela nossa equipe e realizamos a auditoria de fretes automaticamente, fazendo o cruzamento dos valores lançados pelas transportadoras em nosso marketplace com os Ct-e’s enviados pelas transportadoras, assim, todas as cobranças são validadas e uma única fatura é enviada para o cliente embarcador, com prazo de até 30 dias para pagamento.
E aí?! A auditoria de fretes é um problema para você? Então, entre em contato com a nossa equipe e vamos resolver isso!
