Quem trabalha com a gestão de transporte entende a complexidade que é atender a prazos cada vez mais apertados, lidar com as dificuldades da infraestrutura logística no Brasil, cumprir todas as exigências burocráticas e ainda tentar, ao máximo, aproveitar cada oportunidade de frete, pois caminhão parado é prejuízo na certa.
O transporte rodoviário de cargas é o principal modal do sistema logístico brasileiro, devido a isso é essencial que o processo seja realizado com produtividade e objetividade para se poder otimizar os custos.
Existem diversos desafios nessa operação que resultam muitas vezes em tomadas de decisões equivocadas. A informação no tempo certo torna-se, portanto, um recurso essencial.
Devido a isso, profissionais da área de logística precisam estar constantemente em busca de ferramentas e métodos que potencializem o crescimento da atividade além de ter em mente a inovação e o aproveitamento de recursos.
Analisando esses obstáculos trouxemos aqui 7 dicas práticas para diminuir as falhas cotidianas e aumentar a produtividade da sua transportadora.
1 – Qualificação profissional
Se deseja ter a melhor operação de logística então precisa ter os melhores profissionais do mercado, aqueles com conhecimento técnico e habilidades para lidar com pessoas, processos, negociação e liderança.
Uma equipe preparada é crucial. É necessário investir em treinamentos de capacitação e segurança desenvolvendo nos profissionais as melhores técnicas, posteriormente a esse treinamento virá a primeira parte da otimização da operação.
Antes de cada viagem, os motoristas devem fazer um checklist no seu veículo para identificar possíveis problemas e, então, corrigi-los. Isso aumentará a segurança do transporte da carga, evitando futuros sinistros e protegendo os profissionais e mercadorias.
Lembre-se: O objetivo é que seus profissionais tenham tanto cuidado com seus clientes quanto você tem.
2 – Defina e controle suas metas
As metas servem como um direcionamento e trabalhar com elas é um dos contextos mais eficazes no meio organizacional. Crie uma metodologia e tenha indicadores de desempenho sólidos, acompanhe e ajuste-os conforme for obtendo os resultados esperado.
Para um plano de ação ser possível, é preciso construir metas inteligentes que deem o direcionamento necessário a equipe.
Um dos modelos mais aplicados são as metas modelo smart, que devem seguir os seguintes passos:
- Específica: Proporcione clareza sobre seu objetivo, forneça o máximo de detalhes possível para que quando for vista, qualquer pessoa consiga entendê-la sem gerar dúvidas no resultado esperado.
- Mensurável: Não teria nenhum sentido criar uma meta sem poder medir o seu desempenho. Essa meta pode ser obtida através do percentual de entregas realizadas, por quantidades de entregas realizadas por filial ou até pelo tempo máximo de espera para solução de problemas.
- Atingível: Do que adianta criar uma meta que não pode ser atingida? Nada além de causar a desmotivação dos colaboradores.Portanto, para impulsionar os resultados na sua gestão é preciso encontrar um ponto de equilíbrio e estabelecer metas alcançáveis.
- Relevante: As metas precisam fazer sentido para quem irá executar, quanto mais relevante for a meta mais o colaborador sentirá vontade de cumpri-la.
- Temporal: Por último e não menos importante, estabeleça um tempo para a finalização ou entrega.
As metas devem ser alcanceis e motivadoras para fazer com que a equipe saia da zona de conforto.
3 – Fique atendo ao planejamento
Depois de definir as metas é preciso planejar as ações, pois são elas que irão conduzir o resultado esperado.
Para dar início a um bom planejamento é importante ter dados relevantes, como o faturamento médio de cada clientes, os custos de combustíveis, o ticket médio dos fretes, a média de consumo dos veículos da sua frota, saber o momento de fazer as revisões e outros acertos.
Da mesma forma não deixe de analisar os recursos que você tem em mãos, como o número de funcionários, a quantidade de veículos e o capital disponível.
Mas lembre-se! Para planejar corretamente você precisa olhar para as informações da sua operação. E está tudo lá, no seu sistema, pois hoje com a emissão eletrônica do Conhecimento de Transporte (CTe) e do Manifesto de Documentos Fiscais (MDFe) os dados estão disponíveis para você. Mas é preciso escolher um sistema que processe e apresente estas informações de uma forma que você possa aproveitar no planejamento.
4 – Tenha uma cultura de excelência
Resultados de sucesso no meio logístico vem de um conjunto de ações que levam ao cliente um melhor custo-benefício. Não adianta prometer a entrega rápida quando não tem a garantia de que o produto será embalado de uma forma correta ou manuseado com o devido cuidado. Também não adianta oferecer bons preços, mas descuidar da qualidade no atendimento e da cordialidade no contato com o cliente.
Se você não aplicar um conceito de busca da excelência em tudo o que faz, poderá realizar apenas algumas boas transações comerciais, mas não conseguirá gerar relacionamentos duradouros e fidelizar seus clientes a ponto de conseguir boas indicações através do boca a boca.
5 – Controle os custos, sempre!
Você já ouvir a expressão “Custos é como unha, tem que cortar sempre!”… ?
Pois é, controlar custos exige disciplina e uma revisão constante da sua operação em busca de onde economizar mais um pouco.
Para conseguir manter o equilíbrio é preciso conhecer os custos envolvidos em suas operações e investimento de tempo na descoberta das causas das dificuldades que atrapalham seu funcionamento.
Por isso opte por sistemas que permitem acompanhar sua carga ponto a ponto, para poder extrair mais dados da sua operação e identificar que etapas da viagem estão sendo mais onerosas, para, deste modo, otimizar seus recursos, cortar custos desnecessários ou até mesmo precificar seu serviço de forma mais adequada, repassando para o cliente os custos que lhe cabem.
6 – Ouça seu Cliente e Avalie sua Satisfação
Ter um bom relacionamento com o cliente é um dos principais objetivos de qualquer empresa. Com as empresas de logística não pode ser diferente.
Ouvir a opinião do cliente após a realização do serviço é essencial, sabendo que quando o feedback for positivo você estará construindo um relacionamento durável. E se for negativo, aproveite para rever seu atendimento e entender o que falhou, de modo a implementar melhorias e instruir a equipe sobre o que fazer para atender melhor.
7 – Seja mais Digital
Ofertas de sistemas para apoiar a gestão do transporte tem diversas por aí, de todos os nomes e tipos. Mas só adotar novos sistemas não é suficiente no mundo digital de hoje.
As pessoas mudaram radicalmente sua forma de interagir a partir das redes sociais. E hoje em dia todo mundo, de praticamente todas as idades, têm celulares smartphone e se comunicam pelo WhatsApp.
Sua empresa também precisa se comunicar de uma forma mais digital, com site, e-mail, SMS, WhatsApp e outros apps de negócios, os chamados marketplaces.
Com o Trugghub, por exemplo, é possível não apenas gerar os documentos fiscais, fazer o acompanhamento da carga por GPS ou automatizar a averbação do seguro, mas também manter o seu site, e-mails e ações em redes sociais, além de fazer parte do mais moderno marketplace de logística disponível no Brasil, facilitando encontrar mais demandas de cargas ou contratar autônomos para complementar sua estratégia de frete.
Conclusão
Sabemos que transportes é um mercado muito competitivo, mas quando se define algumas ações prioritárias para otimizar sua operação, os resultados começam a aparecer em pouco tempo.
É tudo uma questão de disciplina e foco! É nisso que uma boa plataforma de gestão de transporte pode ajudar, e muito!
